もしもの時に楽しましょ【IF関数・SUM関数の超簡単な例示】

こんにちは。アスモチのコッティーです。

本日は、エクセルのIF関数についてお伝えします。
時間と手間とストレスを減らして、業務効率を劇的に改善するのに必ず役立ちます。

まずは今回例示する簡単なIF関数をマスターして頂いて、ビジネスを伸ばすきっかけにして頂けたら幸いです。

IF関数でハッピー

エクセルのIF関数の内容、メリット、デメリット、フィットするケース

IF関数とは?

IF関数とは、「もしこのセルが●●ならば、あのセルを◆◆とする」、という関数です。

IF関数を使うメリット

例えば、売上の一覧のエクセルがあって担当者別の売上を集計したい場合に、それを人間が目視で確認するのではなくエクセルが自動で判断してくれます。

そのため、

・手間と時間が掛からない
・一度正確に設定すればその後はずっと同じものを使える(効率化の積算効果がある)
・人間の判断ミスを持ち込まない

というメリットがあります。

IF関数を使うデメリット

・最初に関数を設定する知識と手間と時間を要する
・誤って関数を設定すれば、誤った結果を招いてしまう

IF関数がフィットするかた

後に楽をするために最初に手間と時間をかけて、そのあとずっと楽ができて楽の積算効果が積みあがるのが好きなタイプのかたは、IF関数のことが好きになると思います。

では、さっそく簡単な例示ケースでIF関数を設定してみます。

IF関数設定の事例(コピーと貼り付け、SUM関数も含めて)

このようなエクセルの表があります。

IF関数エクセルアスモチ

B列には、「アス」と「モチ」の2パターンがあり、C列に金額が入っています。
C列の金額を、「アス」と「モチ」のそれぞれに分けて把握するために、IF関数を使います。

IF関数の入力

E列を「アス」の集計に、F列を「モチ」の集計に用いるために、それぞれの先頭行に「アス」「モチ」と入力したうえで、
E2セルにに、「=IF(B2=”アス”,C2,””)」と入力します。
IF関数 アスモチ

「=」は、右上の「ほ」キー+「Shift」キーの同時押しで、
「(」は、右上の「8」キー+「Shift」キーの同時押しで、
「”」は、左上の「2」キー+「Shift」キーの同時押しで、
「,」は、右下の「ね」キーで出ます。

もし、B2セルが「アス」なら、C2の数字をE2セルに出るようにする、という意味です。

IF関数アスモチ

同じように、F2セルにも、「=IF(B2=”モチ”,C2,””)」と入力します。

セルのコピー

そして、この2つのセルを下の行にコピーと貼り付けします。

E2セルとF2セルを反転させた状態で右クリックして、「コピー」をするか、
ショートカットを使って「Ctrl」キー+「C そ」キーの同時押しをします。

IF関数アスモチコピー

セルの貼り付け

そして、貼り付けたい範囲の最初のセルであるE3をクリックした状態で、
左クリックしたびやっと下までドラックすると、下記のよう貼り付けたいセルの色が変わります。

IF関数アスモチコピー

そして、そのまま「右クリック」→「貼り付けオプション」の下記の赤丸をクリックして、

もしくは、「Ctrl」キー+「V ひ」キーの同時押しで、貼り付けます。

IF関数アスモチ貼り付け

こちらのようになります。

IF関数アスモチ

SUM関数の設定

一番下に合計欄があるとわかりやすいので、「SUM関数」を使って作ります。

セルを合計欄をつくりたいE23に置いて、右上の「オートSUM」をクリックすると、下記のようになります。

IF関数アスモチ

このままでは一行上だけしか合計しないので修正します。

下記の赤いセルの右上にポインターを置いて左クリックしながら上にグイっと引っ張ると、

SUM関数

このようになります。

おーとさむ

そのまま「Enter」キーを押すと、下記のようになり、列上の上のセルを全部含めた正しい合計額がでます。

IF関数アスモチ

これを右の「モチ」の列にもコピーすれば完成です。

「アス」と「モチ」のそれぞれの合計額が簡単に出ます。
人間が判別し作業する必要がなくなり、とても効率的になります。
エクセルの使い方についてはこちらの記事で違った視点でご説明しています
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いかがでしたか?
やってみるとそれほど難しくないと思います。ぜひビジネスの加速にご利用ください。

アスモチは、このようなエクセルのちょっとしたご相談も含めて、大阪・西宮・神戸の事業者様のパソコントラブル等のIT全般のサポートを行っています。

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