エクセルの見出し行の固定と表示ズームの縮小による業務効率化

こんにちは。アスモチのコッティーです。

エクセルで作業をしていてなにか効率が悪いような気がしている方に向けて、エクセルの作業効率を上げる手法をいくつかお伝え致します。

エクセルで業務効率化

【パソコンの画面を上下させる頻度を減らすことがポイント】

画面を上下させると、その分の手間と時間とストレスが増える一方で、集中力は下がるため確実に業務効率が落ちます。
そのため、画面を上下させる頻度を減らすことが、業務効率化のポイントとなります。

【見出し行を固定する】

表などのデータを加工したり参照する際に、数行の縦に短いデータなら問題ないのですが数十行のボリュームのあるデータの場合は縦の各列のデータが何を意味するデータなのかが分からなくなり、頻繁に画面を上下させる必要が出てくるケースがあります。

エクセル見出し

この画面を上下させる時間と手間が作業効率や集中力を大きく下げます。

そこで、タイトルとなる一番上の行を固定することによりこれを回避します。

エクセル見出し4

①固定したいポイントであるB2セルをマウスを置いた状態で

②右上のメニューで「表示」→「ウインドウ枠の固定」をクリックします。

すると下記のようにページを下にいっても、1行目が固定されたままになり各データの内容・意味が常に明確になります。

見出し6

ページを上下させる無駄な労力と時間とストレスから解放され、作業効率が飛躍的にアップします。

 

【表示ズームの%を小さくする】

エクセルの表示が大きいと一度に見える範囲が小さくなるため、データの量が多い場合には当然に画面の移動が必要となる回数が増えます。

そこで、表示を小さくすることにより一度に見える範囲を大きくして、移動頻度を抑えることができます。

見出し8

①上のメニューで「表示」→「ズーム」をクリックします。

②「ズーム」ウインドウが出てくるので、ズームの%を選択します。

ここでは75%を選択しています。

これで、一度に見れる行が23行から30行に増えました。
その分、画面を上下に移動させる頻度が確実に減ります。

以上のように、
タイトル行の固定化と表示ズームの縮小化を掛け合わせることにより、画面を上下させる手間と時間とストレスが確実に減り、業務の効率化により仕事の精度がアップします。

ぜひ一度トライしてみてください。
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