一発置換で修正の手間と時間を省きませんか

こんにちは。アスモチのコッティーです。

エクセルやワードで、ある文字・単語を修正する時、ひとつひとつ修正していくのは煩雑で時間と手間がかかります。
それを一瞬で出来る方法をお伝えします。

あなたの業務効率化に役立てて頂けたらなによりです。

【置換の手順】

今回の機能にも、前回の記事でお伝えした「Ctrl」キー+「F は」キーの同時押し利用します。

例えば、前回もご登場頂いた「山田太郎」さんが間違いで、実は「山田次郎」であった、というケースを想定します。

エクセル置き換え

「Ctrl」キー+「F は」キーの同時押しで、上記のウインドーを出して、

「置換」タブを選んで、

「検索する文字列」に「山田太郎」、「置換後の文字列」に「山田次郎」と入れます。

エクセル置換2

セルは、一番右上の「山田太郎」においた状態で、「置換」をクリックします。

置換エクセル

すると、一番右の「山田太郎」が「山田次郎」に置き換わりました。

続けて、「すべて置換」をクリックします。

エクセル置き換えすべて

すると、下記のようにすべての「山田太郎」が「山田次郎」に置き換わりました。

エクセル置換5

 

ワードでも同様の処理で置き換わります。

【置換についての留意点】

注意をしないと、本来意図したことと異なった置換結果になってしまうことがあります。

例えば、
①AAB②ABCという2つの文字の集合があり、①のAABをAAFに変えたいという時に、

検索する文字列=AB
置換後の文字列=AF

と置換してしまうと、意図せずに②のABCがAFCに置き換わってしまいます。

そのため、最初から「すべて置換」ですべてを一括で置き換えてしまうのではなく、「置換」でいくつか試して意図したとおり変換されていることを確認してから、「すべて置換」をされることをお勧めします。

【置換の機能が便利なシーン】

・2017年、2018年等の西暦年等が多用されている資料で、前年の資料から今年の新しい資料に繰り越しをする場合
・担当者や商品名等の名前が変更になった場合
・長文の文章の特定の単語文字について、最終段階で表現の変更があった場合
・エクセルの関数の参照対象のシートを変える必要がある場合

いかがでしたか?
今回の一発変換をうまく使えば、意外といろいろなシーンで大幅に業務を効率化できます。
是非にトライしてください。
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