クレジットカードデータから自動で科目データを作る方法【会計事務所や経理のかた向け】

こんにちわ。大阪市中央区のアスモチ大阪オフィスからコッティーがお送りしております。

今回は、クレジットカードデータから自動で科目データを作る方法をお知らせします。
これらを進めることにより、会計ソフトにひとつひとつ取引を入力せずに、仕訳データ取り込むことで業務効率を飛躍的に高めることができます。

クレジットカードデータ

このようなクレジットカードのCSVデータがあります。カード会社のHPからCSVでダウンロードしたものです。

クレジットカードデータ

B列の「ムームードメイン」や「セブンーイレブン」等の文字テキストをもとに、自動で勘定科目が出るようにしていきます。

IF関数

 

IF関数

利用金額の右の列の一番上にカーソルを合わせたうえで、IF関数を呼び出します。

IF関数

「理論式」に、「B2=”あ”」
「値が真の場合」に、「”通信費”」
「値が偽の場合」に、「””」と入力します。

文字はすべて「”」で挟まないと正しく認識しません。数字には「”」は必要ありません。

「値が真の場合」というのは、「理論式」通りであった場合、
「値が偽の場合」というのは、「理論式」と異なった場合です。

IF関数

次に、B2セルの「ムームードメイン」という文字をコピーします。

IF関数

そして、それを先ほどの理論式の「B2=”あ”」の「”あ”」と入れ替えます。

IF関数

すると、上記のように勘定科目が「通信費」と出ました。

理論式通りB2セルが「ムームードメイン」ならE2セルに「通信費」が出力されました。

最初に「”あ”」で入力した理由は、その方が処理が速いからです。
最初から「ムームードメイン」と入力しても良いのですが、B列のセルを都度コピーする手間がわたしは嫌いなためこうしています。

なお、B列の文字テキストをそのままコピーしていれないと正確に反映されないので、必ずコピーするようにしてください。

次に、「セブンーイレブン」にいきます。

IF関数

IF条件の追加

「=IF(B2=”ムームードメイン”,”通信費”,””)」を、
「=IF(B2=”ムームードメイン”,”通信費”,IF(B2=”セブン-イレブン”,”消耗品費”,“”))」に変更します。

まずはB2が「ムームードメイン」かどうかを判定してそうでなければ、次にB2が「セブンーイレブン」かどうかを判定して、そうなら「消耗品費」が出力されるということです。

最後の「)」を付け足すの忘れないようにしてください。条件が増える度に「)」を増やす必要があります。

こちらをコピーすると下記のようになります。

IF関数

「セブンーイレブン」がすべて「消耗品費」となりました。
なお、セブンイレブンでの買い物がすべて消耗品であるという前提です。

最後に、「ワイモバイル」と「サクラインターナショナル」を処理します。

IF関数

同じ科目でお店やサービスが異なる場合は「OR」を使用

ORを使って、下記の赤字の部分を追加します。

従来:「=IF(B2=”ムームードメイン”,”通信費”,IF(B2=”セブン-イレブン”,”消耗品費”,””))」
追加:「=IF(OR(B10=”ワイモバイルE”,B10=”サクラインターネツト”,B10=”ムームードメイン”),”通信費”,IF(B10=”セブン-イレブン”,”消耗品費”,””))

IF関数

結果、このように科目が自動ででるようになりました(ファミリーマートは割愛します)。

継続利用する新しいお店や取引が発生する都度、そのお店等を追加していけば継続して効率化が可能です。

重要な注意点ですが、関数を変更する際にはその月で一番上のセル(上記ならE2セル)を変更してその後に下のセルにコピーするようにしないと、変更がすべてのセルに反映するのが漏れてしまう可能性が高くなるので、特にご注意ください。

アスモチは、エクセルの関数等のご相談も含めて、大阪市中央区を中心として大阪・西宮・神戸の事業者様のパソコントラブル等のIT全般のサポートを行っています。

お気軽にお問合せください。

最近の解決事例(お客様の声)

お問い合せフォーム
TEL:06-6910-1666