何でもかんでもExcelで作業していませんか?適したソフトの使い方

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パソコンソフトの基本と言えるものに「Microsoft Office」があります。
仕事でWordやExcelを使う人は多いと思いますが、何でもかんでも普段使い慣れているExcelで作業しているという事はありませんか?

本来、周りの人との連携や作業効率、より高度な資料の作成などを考えると、作業に適したソフトを使われことをお勧めします。
今回は作業の内容や目的に適したソフトをご紹介します。

Excel

【何でもExcelの落とし穴】

表計算ソフトとして有名なExcel。

Excelは大変多機能なソフトで簡単なデータベース作成やワープロのように好きな文章を好きな場所に配置することもできます。
確かにExcelさえ使えれば、他のソフトが必要ないと考えてしまうのも分からなくはありません。

数年前にはどんな書類もExcelで作ることで色々な弊害が出ていると話題になりました。

参考
時間を奪う「Excel方眼紙」問題を公開討論へ! 生産性の低下に本当につながるのか(exciteニュース)
https://www.excite.co.jp/News/smadan/E1501833539126/

「Excel方眼紙」の何が悪い?(日経トレンディネット)
http://trendy.nikkeibp.co.jp/article/pickup/20140327/1056189/

 

Excel以外にOfficeには他にも様々なソフトがあります。
そもそもOffice製品はそれぞれの使用目的が想定されたソフトをまとめ、オフィス業務や事務作業向けに販売されているものです。

Excelのように特定のソフトで何でもこなしてしまおうというのは本来想定された使い方ではありませんし、本来の目的に合ったソフトを使うことでより高度な作業を効率よく行う事が出来ます。

また、職場で他の人と共同作業を行う場合にはその文章の修正や編集といった再利用が難しくなるという大きなデメリットがありますので、目的に適したソフトを使えるようにしておいた方が良いでしょう。

それではOfficeには他にどんな便利なソフトがあるのかご紹介していきます。

【Word】

WordはExcelと並んでOfficeソフトの中核を成す文章作成ソフトです。

書いた文章を分かりやすい形に表示させ、文字の書式設定などを使ってきれいな文章を作成することが出来ます。写真やイラスト、図形や表を挿入することも可能です。

ただし、Wordには段落という単位から成り立っていて、段落・行間の考え方が理解できないと体裁を整えるのが難しいという面があります。

基本的なことをマスターできれば、Wordは他のソフトに比べて文章のレイアウトをきれいに保つことが出来ます。

【PowerPoint】

PowerPointは主にプレゼンテーションなど、スライド形式で誰かに何かを視覚的、感覚的に伝えたい時に役立つソフトです。

書類の作成だけでなく、アニメーションで効果を付けることが出来るため、プレゼンで大切な事項を強調したり、画僧やテキストを消したりアニメーションで動きをつけた表示ができ、効果的に説明することが出来ます。

【Access】

Accessはデータベース管理ソフトです。

データベース作成はもちろん、データ形式の違いによる「不正なデータ」が入力されるのを防いだり、複数の人が同時にデータを利用した時などに「データの矛盾」が生じない世に処理したりとデータを効率よく管理・運用できる機能が備わっています。

データベースの操作を自動化するマクロ機能や、複雑な処理をプログラミング出来る「AccessVBA」を搭載し、これらを使って販売管理システムや在庫管理システムなど本格的なデータベースを構築することが出来ます。

データベース作成にExcelを使う場合がありますが、Excelはあくまで表計算ソフトですので簡易的なデータベースになります。Excelは1つのワークシートに104万8,576行という保存件数の限界がありますが、アクセスの場合は2Gまでという容量の限界があるだけで保存件数に制限はありません。

【Publisher】

Publisherはデザイン性の求められる文章(例えばチラシ、パンフレット、カタログ、名刺など)、デザイン・ビジュアルが重要な印刷物の作成に適しています。

Wordは形式的な文章を作るソフトでPublisherはデザインが必要な文章に特化したソフトと考えればいいかと思います。

Wordは基本的に端から順番にテキストや画像を入力する作業ですが、Publisherは自由な位置に配置する作業になりますので作業効率は高くなるでしょう。

OfficeのPublisher以外で有名なソフトにはAdobeのIllustratorがあります。

Illustratorはプロのデザイン現場で使用されるソフトでPublisherよりも高機能で多彩な表現ができます。ただし、非常に多機能ですのでマスターするのに時間がかかり、あまり使い方がわからない人がIllustratorで作ると時間がかかって品質もイマイチなものになる可能性があるので、手軽に簡単にできるPublisherの方がいいかと思います。

【OneNote】

OneNoteは多機能なメモ帳です。テキストはもちろんの事、写真や動画、音声、Office文書、Webページなど様々な情報を簡単に保存、管理することが出来ます。

タッチスクリーンであれば手書き入力も可能ですし、音声メモで思いついた事をすぐに記録することが出来ます。

また、紙のメモと違って検索が非常に簡単なのも大きな特徴です。
ExcelやWordの資料を簡単に添付できるなど、他のOfficeソフトと連携して使うことも出来ます。

メモをExcelでとる人はたくさんいますが、Excelの場合はメモの種類によって別シートを作ったり・別ファイルにしたりしないと整理ができないので溜まってくるとどこに何のメモがあるか把握しにくくなります。
OneNoteのようなメモに特化したソフトを使った方が効率が上がります。

OneNote以外ではEvernote・Google Keepなどがあげられます。

いかがでしたか?

今回は目的に適した様々なソフトをご紹介しました。
ソフトにはそれぞれ用途があり使う目的に合わせて使用するソフトを選ぶことが作業の効率化に繋がるといことをお話しました。

今回ご紹介した以外にもあなたの作業に適したソフトはきっとあるはずです。
便利なソフトは増え続けているので日々情報収拾にご邁進ください。

新しいソフトは使い慣れるまでは大変ですが、覚えてしまえば今より作業の効率や質を上げることが出来るかもしれません。ぜひ、チャレンジしてくだされば幸いです。
Excelやワードで便利なツールについてこちらの記事でご説明しています
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