コロナウイルス拡散に伴う緊急的・一時的なテレワーク導入のアドバイス IT編

【コロナウイルス拡散に伴う緊急的・一時的なテレワーク導入のアドバイス IT編】

※アスモチ(株)では、コロナウイルス拡散に伴い緊急的・一時的なテレワーク導入でお困りの事業者様向けに、無償支援テレワーク導入相談をお受けいたします。
新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けている事業者様に対する無償支援相談サービスご提供期間【2020年4月30日まで延長】のお知らせ

 

 

テレワークを導入するためには、下記の環境を整える必要があります。

(1)データを共有する
(2)隣で会話をするのに近いコミュニケーションする
(3)情報セキュリティ対策を講じる

なお、あくまでも緊急的・一時的なテレワーク導入のためのアドバイスであることにご留意ください。

情報セキュリティやデータ保持の観点からは、長期的・恒常的なテレワーク制度を導入する際には、より精緻な検討が必要となります。

アスモチ わいわい

(1)データを共有する

オフィスのPCからでも自宅にいるスタッフのノートPCからでも、
それほど時間差なく、複数人が同じデータを見れる環境が必要です。

日ごろのオフィスワークで、
部下が作ったエクセルを隣の席の上司が見てチェックするように。

緊急で短期的な対応なら、ドロップボックスというツールの、

個人向けのドロップボックス・プラスという月額1,200円の料金プランで必要十分です。
無料版もあります。

https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

これを使うと、
オフィスPCの中にあるエクセルを変更すると、
それほど時間差なく自宅スタッフPCの同じエクセルにも変更が反映されます。

よって、メールなどでエクセルをやり取りすることなく、
上司がスタッフの作ったエクセルをチェックすることができます。

ドロップボックス ダウンロードの仕方 https://navi.dropbox.jp/dropbox-install
ドロップボックス 使い方   https://navi.dropbox.jp/dropbox-use#page2

(2)隣で会話をするのに近いコミュニケーションする

在宅テレワークを実施すると、
オフィスで隣に座っているのに比べると、どうしてもコミュニケーションが不足します。

電話やメールをするほどでないけど、ちょっと確認したいことなどが発生します。

その際には、ラインなどのチャット(会話)ツールを使えばコミュニケーション不足をある程度解決できます。

また、複数人でグループ・チャットをすることができますので、
複数人でのコミュニケーションが可能となります。

ラインは無料です。

ライン ダウンロードの仕方 https://line.me/ja/download
ライン 使い方  https://guide.line.me/ja/

 

また、パソコンのデスクトップを共有してミーティングをする必要がある場合は、
Zoomというツールが便利です。

Zoomについて
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Zoomの始め方
https://support.zoom.us/hc/ja/categories/200101697-%E5%A7%8B%E3%82%81%E3%81%AB

(3)情報セキュリティ対策を講じる

①情報の質によって取り扱いかたが異なる

高度な個人情報など漏洩した場合に責任を負うリスクのある情報は、
上記(1)のようなツールで扱うべきではありません。

②スタッフ私物のPCを使うかどうか
使うべきではありません。
情報漏洩リスクや、ウイルス感染リスクなどが高まります。

どうしても使わざるを得ない場合は、
下記③のセキュリティー対策を講じてください。

③セキュリティー対策ソフトの利用
ノートン、カスペルスキーなどのセキュリティー対策ソフトを利用して、
ウイルス感染による情報漏洩やPCやデータが利用できなくなるリスクを減らすべきです。

弊社はカスペルスキーを使っています。

カスペルスキー製品情報
https://home.kaspersky.co.jp/store/kasperjp/ja_JP/list/categoryID.70265100/ThemeID.37143200

セキュリティやデータの保持を求めるレベルによっては、他にもたくさんの選択がありますが、
緊急かつ早期にテレワークを実施するならば、

上記の対応で必要十分と考えます。

(4)その他

通信機器であるポケットWi-Fiの購入や、スタッフ自宅Wi-Fiのセキュリティ強化(初期設定からの変更)、スタッフ私物PCの場合のノートPCの購入なども検討すべきです。

 

なお、コロナウイルスの影響により、テレワーク導入に対して支給される助成金の期限が延長されています。

https://www.mhlw.go.jp/content/11911500/000602479.pdf

 

また、テレワーク導入する際の労務管理・健康管理などのソフト面については、下記をご参照ください。

テレワークを実施する場合の注意点

 

最後に、
アスモチ(株)では、コロナウイルス拡散に伴い緊急的・一時的なテレワーク導入でお困りの事業者様向けに、

下記の条件でテレワーク導入相談を、無償支援致します。

【ご留意頂きたい事項】
1.有料サービスのご提案や誘導は致しません。
2.お打ち合わせ、面接等は原則オンラインでの実施にご協力お願い致します。
3.一事業様のご相談は30分を目途にお願い致します。
4.書類作成やITツールの導入などの実際の作業は、事業者様でお願い致します。
5.ご対応する時間は平日の10時~17時です。ご相談を頂いてからのご対応にお時間を要することもございます。

こちらのお問い合わせフォームからお願い致します。
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